Dokumentnummern
Alle Dokumente müssen eine eindeutige Nummer aufweisen, zb. die Rechnungsnummer. Die kann im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften verschiedene Formen annehmen. Kraft bietet weitgehende Unterstützung um individuelle Nummerierungsmodelle abzubilden.
Nummernkreise
Mit Kraft kann nicht eine Nummernfolge nur pro Dokumenttyp angegeben werden, sondern Kraft kennt sog. Nummernkreise, die Dokumenttypen zugeordnet werden können. Der Begriff Nummerkreis steht dabei synonym für eine fortlaufende Zahl, die zusammen mit einer Formatierungsanweisung und anderen Daten wie zum Beispiel die Wochen- oder Jahresnummer, eine Rechnungsnummer ergibt.
Üblicherweise existiert nur ein Nummernkreis, aus dem die Nummern für alle Dokumenttypen gebildet werden. Wenn aber zum Beispiel für Angebote und Rechnungen verschiedene Nummernkreise verwendet werden sollen, kann ein weiterer Nummernkreis erzeugt werden, der dann zum Beispiel allen Rechnungs-Dokumenttypen (Teilrechnung, Schlussrechnung, Rechnung usw.) zugeordnet wird.
Einstellungen
Die Einstellung der Nummernkreise erfolgt im Konfigurationsdialog zu erreichen unter Einstellungen, Kraft einrichten....
Dort im Tab auf der linken Seite auf Dokumentenart umschalten.
Dort ist eine Liste der existierenden Dokumenttypen zu sehen. Für den jeweils angewählten Dokumenttyp wird rechts daneben ein Kasten mit der Überschrift Einzigartige Dokumentnummer angezeigt, in dem der Nummernkreis festgelegt wird.
Wenn der Nummernkreis verändert werden soll, wird auf die Schaltfläche Nummernkreise bearbeiten... geklickt und es öffnet sich ein Dialog zum Bearbeiten der Nummernkreise. Es können neue erzeugt und bestehende gelöscht oder verändert werden.
Hier können die Parameter des Nummernkreises angepasst werden:
- Nummernbestimmung: Der Name des Nummernkreises. Der Nummernkreis mit dem Namen default kann nicht gelöscht werden, da immer ein Nummernkreis existieren muss, auf den zurückgegriffen werden kann.
- Anfangswert: Der Startwert für den eindeutigen Zählerwert. Zu beachten ist, dass die Veränderung unter Umständen nicht erlaubt ist.
- Identifizierungsvorlage: Die Formatvorlage nach der die Dokumentnummer gebildet wird. Sie enthält neben beliebigen Zeichen Sonderzeichen, die mit einem %-Zeichen eingeleitet werden und durch Kraft mit den richtigen Werten ersetzt werden. So wird z.B. yy durch die zweistellige Jahresnummer. Eine Liste der möglichen %-Macros erscheint, wenn man mit der Maus auf das Eingabefeld für die Formatvorlage fährt.
Beispiel
Es soll ein Nummernkreis für Rechnungen angelegt werden. Er soll mit dem Zählerwert 100 starten und ein vorgestelltes 'R' für Rechnung enthalten. Ferner soll die aktuelle Wochen- und Jahresnummer mit erscheinen.
Dazu wird der Dialog zur Nummernkreisbearbeitung geöffnet und ggf. ein neuer Nummerkreis über die Schaltfläche hinzufügen angelegt. Als Anfangswert wird 100 eingestellt. Als Identifizierungsvorlage wird die Zeichnenkette R-ww-%i eingetragen. Es zeigt sich als Beispielnummer R-1145-100 in Kalenderwoche 45 des Jahres 2011.